库房档案、抵质押物品、印鉴卡等会计凭证数量较大，每次盘库或出入库，都全靠人工参与，要耗费大量人力和时间且出错的风险较大；另外，若要随时获得库房里所管辖的分支机构对应的档案数量而靠人工来数是不现实的；档案保管的时间有的长达30年，面对海量的档案紧靠人工管理的难度越来越大；且对档案的非法出库未做实施监控，随时存在档案遗失风险。

系统设计

利用RFID识别技术结合工控技术及无线通信技术，随时自动识别文件柜里所存放的文件个数，并能自动识读出每个网点的档案个数及明细，做到高效、准确盘点；利用工作流技术，对档案出库申请进行流程化审批及出库的自动化流转；出库时自动识别出库档案，对未授权出库档案进行实时预警。

系统价值

1、效率提升

可实时显示当前库存信息，做到实时盘点；能对每个网点档案数据进行实时统计。

2、盘库的准确率高

    利用RFID射频技术，PDA实时准确读取每份档案标签，并自动统计，效率高且准确。

3、流程化管理

   利用工作流技术，对档案出库进行流程化管理，工作节点自动流转，并能实时查看流程图，可提高工作效率，规范管理。 

4、风险控制

 对非法出库档案进行实时监控，一旦发现现场立即报警，并把该信息立即推送到系统。